Cégek, vállalkozások egyre inkább az elektronikus számlák, e-számlák mellett teszik le voksukat.
Valóban igaz, hogy az e-számlázással gyorsabban, hatékonyabban tudunk dolgozni?
Az elektronikus számla egy olyan bizonylat (számla), amely elektronikus úton lett kiállítva és fogadtak be. Az e-számla, a 2013. január 1-től hatályba lépett 2010/45/EU sz. meghatározás alapján az adott ország által meghatározott és elfogadott bizonylat, amely elektronikus jelek formájában tartalmazza a számla adatokat.
Lényeges szempont, hogy az e-számlának is a mindenkori magyar aktuális jogszabályoknak, áfatörvénynek, hitelességnek, adattartalmi sértetlenségnek, valamint a megfelelő olvashatóság elvének meg kell felelnie.
Elektronikus számla kiállításához megfelelő számlázó programra van szükségünk, ilyen számlázó programok felhozatala rendkívül bőséges.
Az e-számla egy eredeti példányban készül és fájlmásolása útján sokszorosítható. Hatékonnyá, gyorsabbá teszi munkánkat, hogy nem kell kinyomtatni, nem kell a postázással bajlódnunk, a jól kiválasztott programunk automatikusan elküldi a partner e-mail címére. A vevőnek sem szükséges a kinyomtatás, számítógépén tudja megfelelően tárolni a továbbiakban.
Főbb különbségek a hagyományos számlák és az e-számlák között még:
Míg a kézi számláknál a hitelességet a tömbben maradó példány biztosítja, azon bármiféle utólagos javítást, változtatni szigorúan tilos. A hagyományos gépi számlák mentés után egyedi sorszámot kapnak. Ebben az esetben kötelezően 2 példányban kell kinyomtatni, egy marad a számla kiállítónál, egyet kap a partner, ez kerül a könyvelésbe. Az elektronikus számlákat nem kell és tilos is kinyomtatni, elektronikus fájl formátumban kell megőriznünk.
E-számlákra, úgynevezett digitális aláírás kerül, ez igazolja a számla eredetiségét, hitelességét. Utólagosan, ha bármi féle javítás lenne, az aláírás már nem rendelhető hozzá, így az akkor már nem lenne hiteles. Az elektronikus számlákat a megfelelő hitelesség, eredetiség miatt el kell látni úgynevezett időbélyeggel. Az időbélyeg nem más, mint egy digitális dátumbélyegző. Az időbélyeg év, hó, nap, óra, perc, másodpercre stb. vonatkoztatva mutatja a számla kiállításának pontos időpontját. Az e-számlánkat, időbélyeggel, elektronikus aláírással használva minden hitelességnek, eredetiségnek megfelelve bizonyíthatjuk az elektronikus dokumentumunk/számlánk eredetiségét.
Fontos még tudni, hogy az elektronikus számlákat hasonlóan a hagyományos számlákhoz a számviteli törvényben meghatározott 8 (nyolc) évig szükséges megőrizni. Mivel elektronikus okiratról beszélünk, azokat kizárólag elektronikus formában őrizhetjük meg. Amennyiben kinyomtatjuk, akkor a nyomtatott változat elveszti hitelességét. Oda kell figyelnünk arra is, hogy amennyiben olyan e-számlát kapunk, amelyen a kiállító nem helyezett el digitális aláírást és megfelelő időbélyeget, abban az esetben a befogadó félnek kell megtenni, ehhez azonban további szoftveres megfelelőséggel kell rendelkeznünk.