A XXI. században megváltozott/felpörgött gazdasági élet felértékelte a cégek részére a meglévő, illetve leendő ügyfeleiket, azokkal való kapcsolattartást.
A piaci siker érdekében létfontosságúvá válik a cégek életében az ügyfélkapcsolati rendszer új alapokra való helyezése, a megfelelő ügyfélszolgálat működtetése.
Számlázó-programunk választásánál már említettük, hogy mérlegeljük, hogy a program forgalmazója milyen ügyfélszolgálatot biztosít számunkra, illetve van-e ügyfélszolgálata. Számlázó-programot azért választanak a cégek, vállalkozások, hogy munkájuk lényegesen hatékonyabb, gördülékenyebb legyen. Működés közben felléphetnek előre nem látható technikai hibák, például esetleges szoftver hiba, amelyet az üzemeltetők nem vesznek észre azonnal. Amennyiben rendelkezik a forgalmazó/üzemeltető folyamatos telefonos ügyfélszolgálattal, helpdeskkel, távszervízzel ez a probléma, akár percek alatt elgördíthető utunkból.
Abban az esetben, amikor egy új funkció kerül programunkba, az elején valószínű nem igazán akar megfelelően működni még az új modul, jó, ha tudjuk, hogy van telefonos ügyfélszolgálat, akiket bármikor felhívhatunk a megfelelő időben, és segítségünkre sietnek. Hasznos lehet, egy jól működő online felület vagy e-mailes elérhetőség is ilyen esetekben.
Több számlázó-program olyan opciót is kínál már, hogy az ügyfélszolgálat keretein belül tegyük meg bővítési/fejlesztési javaslatainkat.
Az üzemeltetőknél alapvető, hogy olyan felhasználóbarát programot kínáljanak az ügyfeleik felé, amelyet, egyszerűen, szívesen használhatnak. Ehhez a jó ügyfélszolgálat nélkülözhetetlen.
Lényeges lehet már az elején a számlázó-programunk megfelelő választásánál is, a profi ügyfélszolgálat megléte. Aki még nem használta, nem ismeri, mit is tud a program, meg tudja kapni a megfelelő választ, segítséget, milyen modul szükséges esetleg a programhoz, természetesen ár, a megfelelő csomag stb. vonatkozásában is számíthatunk rájuk.
Az ügyfélkapcsolat, ahogy a nevében is olvashatjuk, egy „összekötő-kapocs” a cég és az ügyfelei között. Meghatározó a jó ügyfélszolgálat működésénél az ügyfélközpontú szemlélet. Lényeges, hogy megfelelő kommunikáció révén, kellően meg kell ismerni az ügyfeleket, személyre szabottan kezelni problémáikat, javaslataikat.