Bérszámfejtő szoftver: válasszunk körültekintően!

Bérszámfejtő szoftverre minden vállalatnál szükség van. Nem mindegy azonban, milyen programot választunk, hiszen már egy apró hiba is komoly anyagi és erkölcsi következményeket vonhat maga után.

Ha valaki bérszámfejtő szoftvert keres, milyen megoldások közül választhat jelenleg?

Ma Magyarországon számtalan bérügyviteli program elérhető az ingyenes megoldásoktól az úgynevezett „dobozos" szoftvereken át a professzionális megoldásokig. Az ingyenes szoftvereket általában fejlesztőik már nem frissítik, így nem biztos, hogy megfelelnek az aktuális előírásoknak. A dobozos szoftverek ugyan kis ráfordítással beszerezhetők, de a legtöbb esetben csak a legszükségesebb funkciókkal rendelkeznek, és nem képesek rugalmasan igazodni a vállalat igényeihez. Egy professzionális szoftver ugyan nagyobb bevezetési költséget jelent, de nem csak a vállalat hatékonyságát növelheti, hanem a cégvezetők stratégiai döntéseit is támogathatja.

 Milyen megoldást válasszunk?

A professzionális bérügyviteli szoftverek alternatív módon is elérhetők. Amennyiben a vállalat a bérszámfejtés helyett inkább a fő tevékenységéhez kapcsolódó feladatokra koncentrálná erőforrásait, érdemes külső szolgáltatóra bízni a területet. Ha nincs lehetőség a bérszámfejtés kiszervezésére, ugyanakkor alacsonyabb bevezetési költségekkel járó üzemeltetési formát keres a cég, akkor a felhő alapú hoszting szolgáltatás lehet a megoldás. 

Milyen funkciók, képességek meglétére érdemes figyelni a mérlegeléskor? 

Hasznos lehet, ha a szoftver automatikusan képes akár több hónapra visszamenőleges számfejtésre, a többes jogviszonyok egyszerű kezelésére és a historikus adatok megjelenítésére. Fontos, hogy a program milyen folyamatvezérlést, vezetői kontrolling lehetőségeket tartalmaz, és támogatja-e a szabad lekérdezést. Az sem elhanyagolható szempont, hogy integrálható-e a vállalatirányítási rendszerrel, így ugyanis a lekérdezések gyorsan és egyszerűen összeállíthatóak, megkönnyítve ezzel a kontrolling és tervezési folyamatokat. 

Csak a szoftverre kell koncentrálni, vagy a fejlesztőről is érdemes tájékozódni a döntés előtt?

Természetesen a szoftver megfelelő kialakítására az is egyfajta garanciát jelenthet, ha a fejlesztő mind a HR, mind az informatikai megoldások területén kiemelkedő tapasztalattal és gyakorlattal rendelkezik, ezért érdemes megnézni a fejlesztő cég referenciáit. Amennyiben van rá lehetőség, célszerű személyesen is kapcsolatba lépni a szoftvert korábban bevezető cégekkel, és érdeklődni a tapasztalataikról. Előnyösebb egy hazai szolgáltató által fejlesztett, a magyar jogszabályi sajátosságoknak és ügyviteli szokásoknak megfelelő bérügyviteli rendszert választani a honosított, külföldi megoldásokkal szemben, hiszen így az ügyfelek egyedi igényeit is gyorsabban és rugalmasabban lehet kiszolgálni. 

A szoftver mellé milyen kiegészítő szolgáltatást célszerű választani?

Főleg a professzionális szoftverekre igaz, hogy az összes funkció használatának elsajátításához érdemes oktatást is kérni, ezt többnyire már a bevezetési szakaszban biztosítják a fejlesztők. Ilyen képzésekre a későbbiekben is szükség lehet - nem csak akkor, ha egy új munkatársnak kell megtanulnia a szoftver használatát, hanem akkor is, ha például a jogszabályok módosítása miatt új kimutatásokat kell készíteni. A rendszeres képzések mellett a terméktámogatásra is szükség lehet, ezért csak olyan partnerrel érdemes szerződést kötni, amely szakértőkből álló ügyfélszolgálattal áll rendelkezésre.