Hogyan válasszunk vállalatirányító szoftvert?

Egyre több fogy a cégnél zajló folyamatokat áttekintő, rendszerező szoftverrendszerekből. Nem kis feladat eligazodni manapság a vállalatirányítási rendszerek piacán, jó tanácsként azonban elmondható, hogy nem csak az ár alapján érdemes egyik vagy másik program mellett szavazni.

A legtöbb kisvállalkozó kezdetben cetliket, saját gyártású táblázatokat használ ügyei dokumentálására. Léteznek ingyenes megoldások is melyek a kezdő vállalkozások költségkímélő első lépéseit biztosíthatják. Az ingyen-ugyvitel.hu oldal ezzel a céllal jött létre.

A legtöbb vállalkozás idővel az ingyenes verzióról fizetős számlázó programra tér át, végül több célprogramot (például készletnyilvántartásra) vásárol, a könyvelőszoftver mellé. Mindez átgondolatlanul végrehajtva felesleges pénzkidobással járhat, nem beszélve arról, hogy többszöri adatbevitelt, pluszmunkát és átláthatatlan káoszt okoz vállalati ügyvitelünkben. 

A táblázatok, cetlik hosszútávon nem jelentenek megoldást 

Az ügyviteli szoftverek forgalmazói az alább vázolt példamesével vezetik be a vállalatirányítási rendszereik értékesítését. Egy képzeletbeli cég vezetője fejben tartja a néhány tucat ügyfelével kapcsolatos információkat, ám az ügyfélkör bővülésével, illetve dolgozói létszámának növekedésével párhuzamosan egyre több munkatárs intézi a beszerzést és az értékesítést. Ha azonban nem osztják meg egymással és a vezetővel friss információikat, a rendszer rövid időn belül átláthatatlan lesz. Jól és kevésbé jól használható programok, például szövegszerkesztők, táblázatkezelők, számlázó és készletnyilvántartó programok, minden egyes feladatra vásárolhatók, csakhogy ezek egymástól elkülönülve működnek. Egy vállalatirányítási szoftver segítségével néhány gombnyomással nézhetünk utána vevőink vásárlási szokásainak, illetve olyan fontos információknak, melyek korábban legfeljebb a cég üzletkötőinek és raktárosainak személyes feljegyzéseiben voltak meg. A munkatársak távozásával ezek az információk valószínűleg sohasem jutottak volna a cégvezető tudomására. 

 
A munkatársak távozásával sem vész el az információ

A jó vállalatirányítási rendszer titka a felhasználó-központúság, ami egyszerűen hangzik, ám sok fejlesztő megfeledkezik róla. Alapkövetelmény a könnyű kezelhetőség, a moduláris felépítés, az összekapcsolhatóság más rendszerekkel és az adatok könnyű exportálhatósága. Fontos az is, hogy több nyelven beszéljen a program. Ma már a dizájnos grafikát is elvárják az ügyfelek, és vannak extra igények is. Ilyen például a cég elődtársaságainak ügyvitele illetve a naptári évtől eltérő üzleti évek kezelése. 

A vállalatirányító szoftverek előnye, hogy a rendszer átláthatósága miatt a munka során kevesebb a hibalehetőség. További pozitívum az üzleti folyamatok rugalmassága, a költségek csökkenése és a vállalat hatékonyabb működtetése. A hátrányok általában a helytelen szoftverválasztásból vagy a helytelen működtetésből erednek. Veszteséget okozhat az alkalmazottak nem megfelelő betanítása, illetve az, ha nem ismerik fel a rendszer használatának előnyeit, esetleg nem megfelelően üzemeltetik a rendszert vagy bizonyos részlegek egyáltalán nem is használják.