Ma már minden vállalkozás számára nélkülözhetetlen az informatikai eszközök és szoftverek használata.
Ezeket a szoftvereket használjuk ügyfeleinkkel és partnereinkkel történő kapcsolattartásra, rendelések leadására, nyilvántartásra, vagy számlázásra. Megfelelő szervezéssel az adminisztráció területén nagyobb hatékonyságot és alacsonyabb költségeket érhetünk el.
Egy kezdő vállalkozásnak már induláskor komoly anyagi kiadásokkal kell számolnia, a szoftverbeszerzés ezek közül csak az egyik tétel amivel számolni kell. Viszont az Internet manapság tele van ingyenes szoftvermegoldásokkal többek között ingyenes számlázó programokkal, elég csak beírni a keresőbe és azonnal több tucatnyi találatot kapunk. Ráadásul ezek a számlázó programok többsége nem ismeretlen kezdő fejlesztő cégek programjai, hanem régi és ismert piaci szereplők termékei.
Mivel a vállalkozásunk fejlődésével a számlázó szoftverrel szemben támasztott igényeink is megváltozhatnak, idővel úgy dönthetünk, hogy szeretnénk több kényelmi funkciót használni ilyenkor érdemes megvásárolni a fizetős, prémium verziót. A gyártók azért biztosítják számunkra az ingyenes verziót mert mintegy termékmintaként használhatjuk. A legtöbb szoftver gyártónak aki ingyenes számlázót is biztosít komplett programcsaládja van, amely általában a teljes ügyviteli-számviteli adminisztrációs folyamatokat lefedi. A számlázó program a vállalkozások által leggyakrabban haszált belépő szoftver, amely aztán magával vonhatja a többi termék bevezetését is hiszen célszerű olyan programokat (pl könyvelő programot) vásárolni amely kompatibilis a jelenlegi számlázó programunkkal. Ráadásul ha elsajátítjuk a kiválasztott szoftverfejelsztő cég egyik termékét és megtanuljuk a használatát, akkor a többi program megtanulása már erre épülve sokkal kevesebb időráfordítást igényel majd.
Amire azért fontos odafigyelni az az, hogy az ingyenes számlázóknál vannak bizonyos korlátozások, van ahol a kiállított számlák mennyiésége és van, ahol az elérhető modulok száma korlátozott. Ezért választás előtt tájékozódjunk melyek azek a korlátok, hogy a kiszemelt ingyenes számlázó program biztosan megfeleljen majd az igényeinknek.